Fakturowanie sprzedaży w sklepie internetowym, jak to zrobić?

Każdy sklep, zarówno stacjonarny, jak i internetowy, ma obowiązek dokumentowania sprzedaży, które nakazuje ustawa o podatku od towarów i usług. W przypadku sklepów stacjonarnych przepisy jasno określają sposób dokumentowania sprzedaży. W przypadku sklepów internetowych przepisy nie są już tak jasne. Jak to zatem wygląda w sklepach online?

Ogólne zasady wystawiania faktur w sklepach

W przypadku sklepów, podstawowymi dokumentami rejestrującymi sprzedaż są faktury oraz paragony. W sklepach stacjonarnych zwykle otrzymujemy paragony. Przepisy nakazują bowiem sklepom wystawiać je wszystkim osobom fizycznym, nieposiadającym działalności gospodarczej i kupującym produkty jedynie dla własnego użytku. Fakturę należy wystawić tylko wtedy, gdy kupujący jest przedsiębiorcą. Sprzedaż przez internet stanowi jednak wyjątek i internetowe sklepy obowiązują zupełnie inne przepisy.

Faktury i paragony w sklepach online

Wyjątek sklepów internetowych polega na tym, że w większości są one zwolnione z rejestracji zakupów na kasach fiskalnych. To dlatego, że według obowiązujących przepisów paragonem nie musi być dokumentowana sprzedaż, za którą kupujący płaci poprzez pocztę, bank czy SKOK bezpośrednio na konto sklepu. Z ewidencji sprzedaży musi jednak dokładnie wynikać, czego dotyczyła zapłata. Nawet, jeśli zapłata jest w innej formie, a sprzedawca nie przekroczył w poprzednim roku 20 tys. zł obrotu na rzecz osób fizycznych, nie musi on używać kasy fiskalnej i wystawiać paragonów. Oczywiście każdy sprzedawca jest zobowiązany rejestrować sprzedaż, nawet jeśli jest zwolniony z kasy fiskalnej. Pozostaje więc wystawianie faktur. Według przepisów każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż wysyłkową, ma obowiązek wystawiać fakturę po każdej transakcji, również w obrocie konsumenckim.

Co z terminem fakturowania w sklepie internetowym?

W przypadku sklepów stacjonarnych moment wystawienia paragonu jest oczywisty. Wystawiane są w momencie dokonania przez klienta zapłaty za zakupy. Inaczej wygląda to w sklepach internetowych, takich, jak np. sklep z modą czy serwis modowy. Tutaj termin wystawienia faktury zależy od momentu zaksięgowania otrzymanej za produkt zapłaty. W przypadku wybrania przez klienta dostawy za pobraniem, opłata odbywa się przy dostarczeniu przesyłki z produktem do domu klienta, więc terminem będzie właśnie doręczenie towaru.

Jak dostarczyć fakturę klientowi?

Sprzedawcy internetowi mają dwie możliwości dostarczania faktur klientom. Można dołączyć papierową fakturę do produktu albo wysłać fakturę na podany przez klienta adres e-mail. Zdecydowanie warto korzystać z tej możliwości. Faktury elektroniczne to nie tylko oszczędność papieru, tuszu i prądu, co wpłynie na zmniejszenie kosztów działalności. Elektroniczna faktura również nie zgubi się i nie zniszczy z czasem, a także nie będzie zajmowała miejsca w biurze czy w domu.

Aby móc wysłać faktury na e-mail kupującego wystarczy korzystać z programu do fakturowania, który posiada moduł elektronicznej wysyłki faktur w sklepach internetowych. E-faktury oszczędzą czas i sprzedawcy, który musiałby wydrukować, podpisać i dołączyć do zestawu do wysyłki fakturę papierową, jak i czas klienta, który otrzymuje fakturę błyskawicznie, zaraz po dokonaniu zakupu. To znacząco ułatwia życie jednym i drugim. Warto dodać na stronie sklepu w module zakupu zapytanie, czy klient chce fakturę papierową, czy elektroniczną, bo powinna liczyć się jego wola.